Całkowity koszt posiadania (ang. Total Cost of Ownership – TCO) jest bardzo skutecznym i szeroko stosowanym narzędziem wyceny zasobów IT w organizacji, obejmującym wszystkie aspekty w tym infrastrukturę, aplikacje czy kadry. W kontekście migracji do chmury często sprowadzane jednak do porównania kosztów serwera vs. kolokacji co jest zbytnim uproszczeniem zarówno względem zalet metody jak i względem samego pojęcia chmury.
Odpowiadając na pytanie postawione w tytule – najlepiej zacząć od samego początku, tj. od stwierdzenia czy koszty IT w organizacji są w ogóle w kompleksowy sposób kalkulowane i monitorowane. Praktyka pokazuje, że zależy to od rozmiaru firmy – korporacje czy duże spółki giełdowe nie mają z tym problemów, im mniejsza organizacja tym często gorzej z prawidłową wyceną IT.
Upewniwszy się co do posiadania pełnej informacji odnośnie kosztów IT w rozumieniu księgowym, tj. jako środków trwałych możemy przejść do kolejnego kroku, obejmującego określenie mniej oczywistych kosztów IT, nie związanych bezpośrednio z posiadaną infrastrukturą czy oprogramowaniem. Do takich kosztów możemy zaliczyć m.in. koszty utraty czasu pracowników, związane z migracją, zmianami, awariami itp. bądź koszty nieformalnych szkoleń czy dostosowania kwalifikacji. W ten sposób dochodzimy do całościowego obrazu kosztów funkcjonowania IT w organizacji, czyli metody Total Cost of Ownership (Całkowity Koszt Posiadania).
Co oznacza TCO
Metodę TCO opracowała firma badawcza Gartner. Zgodnie z definicją jest to sumaryczna wartość wszystkich kosztów rozwiązania informatycznego począwszy od jego zakupu, poprzez użytkowanie, aż do likwidacji. Metoda wyszczególnia różne grupy kosztów, jakie należy brać pod uwagę, aby zmierzyć całkowity koszt posiadania systemu/systemów/infrastruktury IT. Do składników tych zalicza się:
- Majątek trwały – zarówno w postaci sprzętu jak i licencji oprogramowania;
- Rozwój oprogramowania – koszty wytwarzania/dostosowywania oprogramowania;
- Wsparcie techniczne;
- Formalne szkolenia (certyfikacje);
- Administrację;
Powyższe komponenty można potraktować jako czynniki “twarde”, dające się relatywnie łatwo kwantyfikować i stanowiące koszty bezpośrednie. Równie ważne jednak są składniki pośrednie, często nie wynikające wprost z posiadanych i utrzymywanych rozwiązań:
- Koszty wsparcia wewnątrz firmy (tzw. peer support) związane np. z aktualizacją oprogramowania, czy obsługą stacji klienckich
- Koszty nieformalnej nauki, obejmujące książki, subskrypcje, czasopisma, e-learning, czas poświęcony na testowanie nowych ustawień systemów itp.
- Koszty spowodowane stratą czasu pracowników podczas zmian czy aktualizacji systemu, usuwania awarii itp.
Dlaczego chmura jest atrakcyjna
Rozważając migrację do chmury należy od początku mieć świadomość, że nie w każdym wypadku jest to możliwe bądź preferowane. Różne ograniczenia – prawne, biznesowe czy fizyczne, o których w dalszej części artykułu – mogą skutecznie wyeliminować tą opcję. Jeśli jednak pominiemy te strategiczne ograniczenia i przyjmiemy, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby nasza organizacja korzystała z rozwiązań chmurowych to w kolejnym kroku powinniśmy skonfrontować cechy charakterystyczne dla modelu chmurowego w porównaniu z infrastrukturą własną (on-premises).
W przypadku modelu chmurowego:
- Opex – koszty związane z chmurą wchodzą w skład wydatków bieżących, ze względu na ich charakter czasowy (rozliczenia miesięczne) oraz uzależnienie od wykorzystania (pay-per-use)
- Możliwa jest dynamiczna kontrola wydatków ze względu na wycenę wykorzystanych zasobów niemal w czasie rzeczywistym, dodatkowo często istnieje możliwość uzyskania znacznych rabatów za długoterminowy kontrakt
- Skalowalność – możliwość dynamicznego zwiększania bądź zmniejszania wykorzystywanych zasobów bądź funkcjonalności, w zależności od zapotrzebowania
- Niskie, lub nawet brak, zapotrzebowanie na inwestycję początkową (brak bariery wejścia)
W przypadku własnej infrastruktury:
- Ograniczona skalowalność, tylko w kierunku zwiększania (dokupowania) zasobów
- Koszty utrzymania
- Bardzo duża bariera wejścia – konieczność poniesienia znacznych wydatków od samego początku budowy rozwiązania
- CAPEX – konieczność budżetowania wydatków kapitałowych
- Trudności związane z aktualizacją i rozwojem, konieczność zapewnienia kadr, zasobów, zarządzania przestojem, backupem itd.
Nie każdemu chmura się opłaca
Owszem. Niekiedy ograniczenia prawne uniemożliwiają korzystanie z chmury publicznej czy nawet hybrydowej. Dzieje się tak szczególnie w branżach silnie regulowanych jak administracja publiczna, zdrowie, finanse, w których udostępnianie lub powierzanie danych podmiotom trzecim jest bardzo restrykcyjne, jeśli w ogóle możliwe. Z kolei w przypadku organizacji posiadającej wykwalifikowaną kadrę IT i prowadzącą działalność, której zapotrzebowanie na usługi i infrastrukturę IT jest przewidywalne i relatywnie stałe, posiadanie własnego centrum przetwarzania danych może okazać się ekonomicznie uzasadnione.
Materiał źródłowy (Gartner):
