Dlaczego nie potrafimy dobrze liczyć TCO dla chmury

Ponieważ istotne w TCO dla chmury są elementy niemające bezpośredniego związku z chmurą. Istotna jest organizacja i aplikacje krytyczne, na których opiera swój biznes oraz to, jak powinny ewoluować, aby przedsiębiorstwo utrzymało konkurencyjność.

Mija już 30 lat od kiedy firma badawcza Gartner przedstawiła i spopularyzowała koncepcję całkowitego kosztu posiadania (TCO – Total Cost of Ownership), która definiuje długoterminowy koszt utrzymania infrastruktury technologicznej dla przedsiębiorstw. We wczesnych latach 90-tych Microsoft wykorzystywał TCO jako kluczowy miernik pokazując, że alternatywa open source dla systemu Windows – Linux, może i jest darmowa, ale jako długofalowa inwestycja może prowadzić do wyższych kosztów. Choćby dlatego, że utrzymanie, zarządzanie i wsparcie platformy Linux wymaga zaangażowania bardziej wyspecjalizowanych i drogich zespołów specjalistów.

Przez trzy dekady technologia i modele biznesowe przeszły epokowe zmiany jednak całkowity koszt posiadania, co do swojej koncepcji, zmienił się niewiele i w odczuciu menadżerów pozostaje często niejasny. Pomimo faktu, że struktura kosztów oprogramowania ewoluowała od modelu skomplikowanych licencji do usług w chmurze mierzonych faktycznym wykorzystaniem (pay-as-you-go), klienci narzekają na brak przejrzystej informacji od głównych dostawców chmury obliczeniowej, pamięci masowej i innych usług pozwalającej szacować pełen koszt uruchomienia aplikacji w chmurze. Problem ten dotyka szczególnie migracji starszych aplikacji do chmur publicznych. Jaki jest całkowity koszt użytkowania bardzo złożonej i wciąż krytycznej dla przedsiębiorstwa aplikacji w ramach platformy, która działa w firmowym centrum danych (z manualnymi aktualizacjami i utrzymaniem) i jak to się przekłada na całkowity koszt działania tej aplikacji w chmurze publicznej, w tym koszty jej adaptacji do architektury natywnej chmury i migracji?

Zrozumieć TCO

Ponieważ migracja do chmury staje się obecnie dominującym modelem operacyjnym IT, stąd zrozumienie TCO dla tego scenariusza staje się dla organizacji kluczowe.

Organizacje przestają postrzegać swoje własne data center jako docelowe miejsce dla kluczowych aplikacji, adaptując coraz częściej filozofię cloud-first, migrując do chmury masowo, z dużymi nadziejami, aby poprawić wydajność, zwiększyć zwinność i zredukować budżet. Aby sprostać popytowi, wiodące platformy – AWS, Google Cloud, Microsoft Azure oraz inne oferują szeroką gamę produktów i usług w chmurze. Możliwość uniknięcia kosztów i trudności, związanych z zarządzaniem infrastrukturą i oprogramowaniem w swoim własnym centrum danych, jest w wielu przedsiębiorstwach głównym motywatorem do przesiadki na chmurę. Ale koszty bezpośrednio związane z zakupem infrastruktury i oprogramowania, to tylko jeden element większej układanki. Oszczędności w obszarze kosztów operacyjnych i pośrednich, które można uzyskać wykorzystując zasoby i wiedzę ekspercką dostawcy usług w chmurze, mogą potencjalnie podważyć sens inwestycji w infrastrukturę, i przyspieszyć rezygnację z samodzielnie zarządzanego centrum danych.

Przyglądając się wydatkom operacyjnym, warto zwrócić uwagę na dwa aspekty, często pomijane w kalkulacjach przedsiębiorców: koszty HR oraz rachunek za prąd – mówi Joanna Parasiewicz, Communication and Marketing Manager z OVH – Dynamiczna rotacja w branży IT, oznacza spore obciążenia związane z HR. Kosztują proces rekrutacji, szkolenia oraz szczęśliwa adaptacja nowego pracownika. W OpEx należy też uwzględnić rachunek za energię elektryczną i tu warto się przyjrzeć współczynnikowi PUE. Jest to wskaźnik, który pokazuje, ile energii wymaga utrzymanie prawidłowego funkcjonowania centrum danych (zasilanie obiektu, chłodzenie, oświetlenie czy zabezpieczenia) i czy jej wystarczy, aby zasilić działający tam sprzęt IT.

Całkowity koszt posiadania jest szczególnie trudny do uchwycenia w przypadku starszych aplikacji (legacy), które nie zostały zbudowane w architekturze umożliwiającej bezpośrednią migrację do chmury (lift & shift). Analitycy szacują, że aplikacje te stanowią obecnie ogromną większość rozwiązań działających w przedsiębiorstwach. Migracja tych systemów wiązać się będzie zatem z wysokimi kosztami, które będą obciążać wynik finansowy:

Koszt centrum danych: do czasu zakończenia migracji nadal trzeba utrzymywać centrum danych. Oznacza to, że oprócz godzin pracy, usług i kosztów zewnętrznych związanych z migracją w chmurze, ponosić trzeba wciąż nakłady na zasilanie, konserwację czy nieruchomości i inne wydatki związane z istniejącą infrastrukturą.
Nakłady pracy: kto powinien przeprowadzić migrację? Jeśli zamierzamy angażować istniejący zespół IT do przebudowy i migracji aplikacji lub całych systemów, pytanie jakie będzie ich obciążenie pracą i jak odbije się na bieżącym utrzymaniu. Wprowadzenie zewnętrznych konsultantów i korzystanie z profesjonalnych usług to dodatkowy koszt (najczęściej niedoszacowany).
Utracony czas: przepisując aplikacje pod kątem nowej architektury zespół IT musi nadal zarządzać, utrzymywać i obsługiwać istniejącą infrastrukturę i portfel aplikacji. Może to prowadzić do spadku wydajności, ilość pracy zespołu podwaja się – często kosztem jakości.
Wypalenie: błędem jest nieuwzględnianie skutków wszystkich dodatkowych prac, mogą one wypalić zespół, prowadzić do słabej wydajności, niskiego morale, a nawet odejść pracowników.

Wyzwania związane z przenoszeniem starszych aplikacji do chmury i potencjalnie ogromnymi kosztami związanymi z tym procesem powodują, że wiele organizacji stosuje podejście oparte na wykorzystania więcej niż jednego dostawcy chmury (multi-cloud). Według szacunków firm badawczych w przyszłym roku aż 90% firm będzie wykorzystywać do przetwarzania swoich danych więcej niż jedną platformę. Dzięki takiej dywersyfikacji klienci mogą zająć się konkretnymi przypadkami użycia, zamiast próbować dopasować całe portfolio aplikacji do usług pojedynczego dostawcy.

Rozkład kosztów związanych z utrzymaniem środowiska on-premise. Wartości mogą różnić się ze względu na branżę i rozmiar przedsiębiorstwa jak i jego specyfikę. Źródło: OVH.

Ocena wymagań wydajnościowych związanych z portfelem aplikacji przeznaczonych do migracji do chmury jest kluczowym krokiem w celu uzyskania kontroli nad TCO w chmurze. Należy zachować zdrowy dystans do zapewnień usługodawcy (a często wywieranej presji), aby oprzeć się w całości na jego usługach. Przedsiębiorstwo musi wyjść z założenia, że najlepiej zna swoje aplikacje, swój zespół, najlepiej rozumie, dokąd zmierza biznesowo i jakie aplikacje będą organizację w tym dążeniu wspierać. Mając zdefiniowane priorytety należy je jasno zakomunikować dostawcy, jednocześnie oceniając usługi w chmurze wg trzech poniższych kryteriów:

Przewidywalność: w jaki sposób usługa sprosta unikalnym wymaganiom związanym z aplikacjami? Jakie są początkowe koszty migracji i jak dobrze oszacować przyszłe rachunki?
Elastyczność: czy usługa w chmurze umożliwia dostosowanie do wyjątkowych zależności aplikacji, czy jest uniwersalna? Czy usługi można w prosty sposób łączyć, aby podnieść efektywność działania aplikacji?
Kontrola: czy dostępna jest pełna przejrzystość i szczegółowa kontrola wykorzystania? Czy możliwa jest szybka reakcja na zmianę potrzeb i obciążenia, aby odpowiednio kontrolować koszty?

Koszty, koszty….

Efektywna kalkulacja całkowitego kosztu posiadania dla chmury vs on-premise wykracza poza proste porównywanie samodzielnych kosztów infrastruktury i obejmuje analizę kosztów usług i wsparcia przez cały okres użytkowania rozwiązania. Kompleksowa analiza TCO musi obejmować 3 główne rodzaje kosztów:

Koszty inwestycyjne: sprzęt i oprogramowanie lokalne
Koszty operacyjne: opłaty za usługi, wsparcie i utrzymanie, ciągłość działania
Koszty pośrednie: potencjalne przestoje i opóźnienia we wprowadzeniu na rynek nowych produktów lub usług

Porównanie rozwiązań z uwzględnieniem wymienionych 3 rodzajów kosztów wymaga od nas wzięcia pod uwagę kliku powiązanych ze sobą czynników. W przypadku rozwiązania on-premise koszty inwestycyjne obejmują sprzęt i zakupy licencji lub subskrypcji oprogramowania wymagane do obsługi infrastruktury i aplikacji. Dodatkowo, jeśli w tym celu utworzone zostało nowe centrum danych, część kosztów pośrednich centrum danych powinna być uwzględniona w całkowitym budżecie projektu. Zarówno chmura publiczna jak i rozwiązania hostowane nie wymagają żadnych nakładów inwestycyjnych, ze względu na brak konieczności zakupu infrastruktury. Pozwala to minimalizować długoterminowe nakłady i zamrożenie gotówki w środkach trwałych.

Porównując te dwa modele – usług w chmurze i rozwiązania hostowane z lokalnym centrum danych – decyzja o wyborze określonej ścieżki musi opierać się jednak na większej liczbie czynników niż sam koszt infrastruktury i energii. To właśnie koszty operacyjne obejmują wydatki związane z instalacją, konfiguracją i utrzymaniem aplikacji w całym cyklu życia i mogą być głównym składnikiem ogólnych kosztów IT. Koszty osobowe są z reguły największą pozycją w kosztach operacyjnych w przypadku „lokalnego” podejścia do IT.

Dla przedsiębiorstw których model biznesowy nie obejmuje IT jako części tzw. core business uzasadnione może okazać się wyniesienie części lub całości usług IT i wsparcia do wydajniejszego środowiska zarządzania zasobami IT. – mówi Joanna Parasiewicz z OVH – Dostawcy oferują usługi zarządzane (managed services), w ramach których można powierzyć role administratora IT czy inżyniera sieciowego, pozostawiając im zadania reagowania na obciążenia i optymalizacji wydajności, bieżącego wsparcia czy zarządzania infrastrukturą. Wykorzystanie usług zarządzanych w chmurze pozwala działom IT skoncentrować się na pracy przy bardziej strategicznych projektach generujących wysoką wartość dodaną i dochód dla firmy, zamiast na wyzwaniach operacyjnych.

Oprócz kosztów kapitałowych i operacyjnych, przedsiębiorstwo musi liczyć się z kosztami pośrednimi powstającymi np. w przypadku niedostępności infrastruktury IT, lub konieczności jej rozbudowy, modernizacji lub aktualizacji, wymaganej przez biznes poszukujący nowych modeli przychodowych. W przypadku dostawców usług w chmurze firmy zapewniają sobie gwarantowany uptime w ramach umów o poziomie usług (SLA – Service Level Agreement), który jest z reguły wyższy niż w przypadku samodzielnego zarządzania środowiskiem lokalnym. Nieplanowane przestoje mogą mieć wpływ na wiele obszarów, w tym na wydajność pracy, przychody, reputację i lojalność klientów. Ponadto wykorzystanie usług w chmurze może pośrednio wpłynąć na tzw. Time-to-market, umożliwiając szybsze wejście na rynek dzięki nowym, elastycznym rozwiązaniom, przyczyniając się do wzrostu sprzedaży i dochodów firmy.

Podsumowanie

W przeciwieństwie do Gartnera, który promuje TCO, inna firma analityczna Forrester Research prezentuje podejście anty-TCO, twierdząc, że zaledwie ¼ firm przeprowadza taką analizę przy migracji do chmury i wyborze dostawcy. Co spowodowane jest przede wszystkim brakiem jasnych, sprecyzowanych zasad, a często również trudności w zgromadzeniu niezbędnych danych (choć w dobrze zarządzanej organizacji nie powinien to być problem). Wielu dostawców usług chmury publicznej udostępnia kalkulatory TCO, jednak rzadko są to narzędzia służące kompleksowej analizie kosztów i raczej trudno się spodziewać, że narzędzie nie będzie wspierać migracji do chmury danego dostawcy…

Twierdzenia, że sam model TCO wymaga uproszczenia i być może konieczne jest wypracowanie innej, bardziej dostosowanej do realiów chmury i cyfrowej ekonomii metodyki, pojawiają się na rynku i nie są odosobnione.

Ile firm, tyle migracji i żaden kalkulator nie zastąpi rzetelnej analizy potrzeb przedsiębiorstwa oraz systemów, które będą przenoszone. Poza rachunkiem zysków i strat, plan przenosin do chmury warto zacząć od rozmowy z doświadczonym dostawcą. Takim, który na podstawie dziesiątek zrealizowanych migracji swoich klientów o rozmaitych potrzebach, zaproponuje rozwiązania, których koszty będą adekwatne do spodziewanych korzyści biznesowych. A w ślad za rozmową z klientem przeprowadzi audyt sytuacji, ocenę zależności między komponentami i oszacuje rzeczywiste potrzeby na moc obliczeniową. – mówi Joanna Parasiewicz.